A、文件整理：
一份细心整理包装的文件会给人良好的印象，也是一种对观看者的体贴，无形中可增加文件的说服力。但基本上，包装是件费时费工的程序，也没有绝对的准则，应衡量个人的时间、设备、金钱...，来决定要做到何种程度。毕竟，内容才是最重要的东西，切莫本末倒置!
以下就几个步骤说明：
一、用纸：一般以A4纸规格列印文件;复印用纸本身因克数的不同，而有厚薄不同的差异，厚纸较具质感;此外，另有彩喷机专用的纸张，效果非常不错。
二、打字、打印：可分为申请表格和自备文件来说明：
1.申请表格：
一般学校都会要求表格要以Print(印刷体)书写或是Type(打字)，以手书写或打字并无硬性规定，若非时间紧迫，最好采用打字。打印机可分为两类：电动打字机和机械式打字机;电动打字机字型漂亮，又多有自动修改功能，非常方便，且又能自行选择调整字距、行距等，故建议：尽量使用激光或者喷墨打印机，针式打印机不要用了。
2.自备文件：
此泛指读书计划、履历、论文摘要...等等自行准备的文件。此类文件多半以电脑的文书排版编辑软体处理之，简单、方便、且修改容易。建议使用编辑软体有WPSMicrosoftWord，此两者都易学且容易上手。排版时的原则：清楚、舒适、美观。列印则以激光喷墨打印机为最佳。
三、排列顺序：有些学校附有CheckList(文件清单)，则可按照其顺序排放，再将自己准备的补充文件(如毕业证书等)放在最后。如无，则可自行列印一张清单说明申请学校的名称、附上的文件、科系、及申请入学的时间。
文件的排列顺序约如下所示：
1.申请费--汇票(ApplicationFee--Draft)(学校没说要申请费不用交)
2.申请表格(ApplicationForm)
3.读书计划(StatementofPurposes,StudyPlan)
4.财力证明(FinancialStatement)
5.自传或履历(Autobiography;Resume
6.英文学历证明文件(Diploma;OfficialTranscripts)(公证件)
*在校历年成绩单(学校盖章件)
*GREorGMAT成绩影本(有的话)
*IELTSorTOEFL成绩影本(有的话)
*教授推荐信、经理推荐信(MBA)
*其他诸如个人著作、论文、财力等方面材料(有的话)
四、装订：坊间有许多种不同装订工具，可以有柄、无柄夹子固定之，然后套以透明套子。若讲究点则可买每页抽取式的护套装之。
B、寄送方式：
申请文件的的寄送，为了时效性及避免遗失，最好采用快递。一定不会遗失，且快速安全的到达。如果是用一般邮件方式寄送，采称重方式，邮费与快递费用相差很大(3-4倍)。
注意事项：
1.申请表格打字前，最好先复印一份表格，预先练习，待无疑问后，再打在正式表格上。
2.有些学校的表格采复写纸一式多份，涂改不易，尤须小心。
3.装订寄送前，将填妥的申请文件及所有相关文件(汇票等)影印存档，以防万一。
4.寄送前应再次检查所有文件是否齐全，并附上CoverLetter。
5.由于每所学校办理入学申请的审核单位不尽相同。所以申请文件依表格所注明，寄至ADMISSIONOFFICE、DEPARTMENTOFFICE，或两处都需寄。
6.申请者应在截止日(Deadline)之前让学校收到完整的申请文件。有些学校即使逾期也接受申请文件，但申请者已失去先机。
7.应届毕业生应先寄大一到大三的成绩。而且一般学校的申请表会要求填写目前修读的课程(或将修读的课程)。
8.如果IELTS,TOEFL,GRE已考过一次,考试的成绩已达到学校要求的标准，就先将成绩寄往学校，如果再考的成绩更好再寄。如果成绩未达申请标准，就该等到成绩进步，到达标准之后再寄。